Betriebskostenabrechnung prüfen: Welche Rechte haben Mieter?

Korrekt oder nicht? Viele Mieter sind sich unsicher, ob die zugestellte Betriebskostenabrechnung stimmt. Aus gutem Grund, denn nach Ansicht des Deutschen Mieterbundes sind rund 50 Prozent aller Abrechnungen fehlerhaft. Doch was genau sind Betriebskosten? Welche muss der Mieter zahlen – und welche nicht? Welche Rechte haben Mieter, wenn der Vermieter mit der Abrechnung auf sich warten lässt?

Übersicht Betriebskosten vs. Nebenkosten: Das sind die Unterschiede

Die exakte Definition der Bezeichnung „Betriebskosten“, auch als umlagefähige Nebenkosten bezeichnet, findet sich in § 1 der Betriebskostenverordnung (kurz: BetrKV). Darin heißt es:

„Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen.“

Zu den Betriebskosten zählen beispielsweise:

• die Grundsteuer
• Kosten der Wasserversorgung und Entwässerung
• Heizkosten
• Kosten des Betriebs etwaiger Personal- oder Lastenaufzüge
• Kosten der Beleuchtung
• Kosten der Gartenpflege

Nebenkosten hingegen sind alle Kosten, welche ein Vermieter einmalig tragen muss und nicht auf seine Mieter umlegen darf. Dies sind zum Beispiel Verwaltungs- und Instandhaltungskosten sowie Gebäudeversicherungsprämien und Erschließungsgebühren.

Betriebskosten berechnen: Wann ist eine Betriebskostenabrechnung formal korrekt?

Gemäß § 556 Abs. 1 BGB haben Vermieter das Recht, Betriebskosten bzw. umlagefähige Nebenkosten vom Mieter zurückzuverlangen, sofern dies im Mietvertrag vereinbart wurde. Dies ist jedoch nur möglich, sofern der Vermieter dem Mieter eine formal korrekte Betriebskostenabrechnung zugestellt hat. Diese enthält folgende Angaben:

• Absender und Adressat der Abrechnung
• Abrechnungsobjekt und -zeitraum
• detaillierte Auflistung der Kosten
• Angaben zum zugrunde gelegten Verteilerschlüssel
• Ausweis des Guthabens oder des Nachzahlungsbetrages

Bei der Betriebskostenabrechnung hat der Vermieter vier Möglichkeiten, die Betriebskosten auf alle Mietparteien umzulegen. Die Umlegung erfolgt wahlweise nach Wohnfläche, Größe des Haushaltes, Verbrauch oder Anteil der Gesamtwohneinheiten. Rechnet der Vermieter zum Beispiel nach Wohneinheiten ab, beträgt der Verteilerschlüssel bei 4 Wohneinheiten 0,25. Demzufolge muss jede Mietpartei ein Viertel der gesamten Betriebskosten tragen. Berechnet der Vermieter die Betriebskostenverteilung hingegen anhand der Wohnfläche und beträgt die Wohnfläche aller Wohneinheiten beispielsweise 1.000 m², zahlt der Mieter einer 100 m² Wohnung 10 Prozent der Betriebskosten.

Abrechnung der Nebenkosten: Welche Rechte haben Mieter?

Grundsätzlich haben Mieter bei der Betriebskostenabrechnung einige formale sowie allgemeine Rechte.

Recht auf eine pünktliche Abrechnung

Vermieter müssen sich bei der Erstellung einer Betriebskostenabrechnung an den sogenannten Abrechnungszeitraum halten und die Abrechnung innerhalb der Abrechnungsfrist übermitteln.

Als Abrechnungszeitraum gilt die Zeitspanne, über welche die Betriebskostenabrechnung erfolgt. Diese beträgt grundsätzlich 12 Monate. Die Abrechnungsfrist bestimmt, bis zu welchem Zeitraum der Vermieter dem Mieter die Betriebskostenabrechnung zugestellt haben muss. Gemäß § 556 Abs. 3 BGB beträgt diese 12 Monate. Ist sie abgelaufen, hat der Vermieter kein Anrecht auf eine Nachforderung.

Recht auf eine vollständige und übersichtliche Abrechnung

Eine Betriebskostenabrechnung ist nur dann wirksam, wenn sie für einen juristischen und betriebswirtschaftlichen Laien nachvollziehbar ist (vgl. BGH-Urteil v. 20.07.2005, Az.: VIII ZR 371/04).

Ferner muss die Abrechnung alle o.g. Mindestangaben enthalten. Fehlt es am Mindestinhalt, ist die Betriebskostenabrechnung unwirksam.

Recht auf Einsicht in Belege und Rechnungen

Im Hinblick auf zweckgebundene Sozial- und preisgebundene Wohnungen haben Mieter gemäß § 259 BGB i.V.m. § 8 Abs. 4 WoBindG und § 29 Abs. 1 NMV das Recht, Einsicht in die Unterlagen des Vermieters zu nehmen, welche der Betriebskostenabrechnung zugrunde gelegt wurden. Dies können beispielsweise Rechnungen und Belege sein.

Hinweis: Um die Belege einsehen zu dürfen, müssen Mieter kein besonderes Interesse nachweisen (vgl. BGH, Urteil. v. 07.02.2018, Az.: VIII ZR 189/17).

Kann dem Mieter – beispielsweise aufgrund einer Krankheit oder einer großen Entfernung zwischen den Wohnorten der beiden Parteien – nicht zugemutet werden, die Belege am Ort des Vermieters einzusehen, kann er gegenüber dem Vermieter einen Anspruch auf Überlassung der Belegkopien geltend machen. Dieser Anspruch ergibt sich aus § 242 BGB.

Widerspruchsrecht

Ist die Betriebskostenabrechnung fehlerhaft, steht Mietern nach § 556 Abs. 3 S. 5 BGB ein Widerspruchsrecht zu. Der Widerspruch ist dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitzuteilen.

Wenn der Vermieter keine Nebenkostenabrechnung stellt: Das können Mieter tun

Erhält ein Mieter keine fristgerechte Betriebskostenabrechnung, sollte er den Vermieter schriftlich dazu auffordern. Dabei ist deutlich zu machen, um welche Mietwohnung es sich handelt und für welchen Abrechnungszeitraum die Betriebskostenabrechnung nicht übersandt wurde.

Kommt der Vermieter der Aufforderung nicht nach, können Mieter die laufenden Betriebskostenvorauszahlungen gemäß § 273 BGB zurückbehalten. Dieses sogenannte Zurückbehaltungsrecht erstreckt sich jedoch nur auflaufende Vorauszahlungen und ist in der Höhe auf die Kosten des abgelaufenen Abrechnungszeitraums begrenzt.

Als letzte Möglichkeit kann der Mieter auf Grundlage des § 556 Abs. 3 S. 2 BGB Klage auf Erteilung einer Betriebskostenabrechnung erheben. Eine zuverlässige Mietrechtsschutzversicherung hilft bei der Suche nach einem kompetenten Anwalt.