Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: So funktioniert die elektronische AU

Jahrzehntelang gehörte der „gelbe Schein“ zum Arbeitsalltag. Seit 2021 wird die klassische Krankmeldung in Papierform schrittweise durch einen digitalen Krankenschein ersetzt. Allerdings wurde wiederholt die vollständige Umstellung auf die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung verschoben. Was sich für Unternehmen und Beschäftigte konkret ändert und welchen Fristen bei der Umstellung von der Papierform auf die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) gelten, erläutert dieser Artikel.

Was ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung und wie funktioniert sie?

Die Abkürzung „eAU“ steht für die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Sie digitalisiert das bisherige Verfahren der Arbeitsunfähigkeitsmeldung.

Seit Oktober 2021 sind ärztliche Praxen per Gesetz dazu verpflichtet, alle Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen digital an die zuständige Krankenkasse übermitteln. Zudem war geplant, dass Krankenkassen ab Juli 2022 dem Unternehmen– ebenfalls auf elektronischem Wege – über den Beginn und die voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit informieren. Dieser Termin wurde nun allerdings (zum zweiten Mal) verschoben: Die aktuelle Übergangsphase soll am 31.12.2022 enden und die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung startet ab dem 01.01.2023.

Warum wurde die eAU eingeführt?

Eine Ausfertigung für die ärztliche Behandlung, eine für die Versicherten, eine für die Unternehmen und ein Exemplar für die Krankenversicherung: Bisher musste eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in vierfacher Ausführung gedruckt werden. Das bedeutete ein Papieraufkommen von rund 300 Millionen Blättern pro Jahr. Dieses wird durch die digitale AU-Bescheinigung deutlich reduziert.

Darüber hinaus bietet die elektronische AU weitere Vorteile. Ärztliche Praxen können die digitale Krankenmeldung sicherer und schneller an die Krankenkasse übermitteln. Das spart Zeit und Arbeitsaufwand. Gleichzeitig minimiert die elektronische AU-Bescheinigung die Erstellungs- und Übermittlungskosten. Für die Versicherten ist die digitale Übermittlung ebenfalls von Vorteil: Sie sorgt für eine lückenlose Dokumentation bei der Krankenkasse und sichert die korrekte Zahlung von Krankengeld.

Digitaler Krankenschein: Was ändert sich für Beschäftigte?

Seit Oktober 2021 sind Beschäftigte von der Pflicht entbunden, ihre Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Eigenregie an die Krankenkasse zu verschicken. Voraussetzung: Die behandelnde ärztliche Praxis ist bereits an die erforderliche Telematikinfrastruktur angeschlossen. Ist dies nicht der Fall, müssen Beschäftigte ihre Arbeitsunfähigkeit selbst – wie bisher auch – an ihre Krankenkasse übermitteln.

Wichtig: Bis zum Stichtag am 31.12.2022 sind ärztliche Praxen weiterhin verpflichtet, die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung auch in Papierform auszustellen.

In Bezug auf die Arbeitsunfähigkeitsmeldung beim Unternehmen ändert sich für Beschäftigte bis Dezember 2022 nichts. Wer länger als 3 Tage arbeitsunfähig ist, muss die entsprechende ärztliche Bescheinigung in Papierform beim Unternehmen vorlegen (§ 5 Entgeltfortzahlungsgesetz). Der Grund: Unternehmen werden erst ab Januar 2023 in die digitale Übermittlung einbezogen.

Exkurs: Wann liegt eine Arbeitsunfähigkeit vor?

Der Begriff „Arbeitsunfähigkeit“ ist im Gesetz nicht definiert. Er lässt sich jedoch aus der allgemeinen Rechtsprechung ableiten. Demnach ist eine Arbeitsunfähigkeit gegeben, wenn ein regelwidriger körperlicher oder geistiger Zustand vorliegt, aufgrund dessen eine Person ihren Beruf nicht mehr ausüben kann, oder ein Risiko besteht, dass die Fortführung der Arbeitstätigkeit eine Verschlimmerung des Gesundheitszustandes zur Folge hat (vgl. Urteil BAG 07.08.1991, Az.: 5 AZR 410/90).

Eine Arbeitsunfähigkeit liegt jedoch nicht vor, wenn die Person in der Lage ist, eine zu seiner bisherigen Tätigkeit ähnliche, qualitativ gleichwertige Arbeit zu verrichten.

Beispiel 1: Ein Maler bricht sich den rechten Arm. Als Rechtshänder kann er seinen Beruf aufgrund seines körperlichen Zustandes nicht mehr ausüben, folglich ist er arbeitsunfähig.

Beispiel 2: Eine Schreibkraft leidet unter einer Sehnenscheidenentzündung im Unterarm. Zwar könnte sie ihre Tätigkeit in der Theorie fortführen, allerdings ist unter Belastung eine Verschlimmerung der Beschwerden zu erwarten. Sie ist also ebenfalls arbeitsunfähig.

Beispiel 3: Ein Sachbearbeiter einer Bank verstaucht sich den Fuß. Sofern sein Aufgabenbereich kein ständiges Stehen oder Gehen erfordert, kann durchaus eine Arbeitsfähigkeit bestehen – bei Bedarf auch in einem anderen Arbeitsbereich.

Darf Beschäftigten während der Arbeitsunfähigkeit gekündigt werden?

Grundsätzlich darf eine Kündigung auch während einer Arbeitsunfähigkeit ausgesprochen werden. Sie kann sogar der Grund für eine Kündigung sein. Beispielsweise dann, wenn die Fehlzeiten durch häufige Krankheit ein Ausmaß angenommen haben, das für das Unternehmen nicht mehr zumutbar ist. Auch wenn sicher ist, dass in Zukunft die geschuldete Arbeitsleistung nicht mehr erbracht werden kann, ist eine Kündigung zulässig. In einem solchen Fall spricht die Gesetzgebung von einer „negativen Gesundheitsprognose“.

Die Beurteilung der Arbeitsunfähigkeit richtet sich immer nach den Umständen des Einzelfalls. Betroffene sollten im Falle einer Kündigung einen Rechtsbeistand zu Rate ziehen, um eine ungerechtfertigte Kündigung anzufechten. Eine zuverlässige Berufs-Rechtsschutzversicherung hilft bei der Suche nach einem fachkundigen Rechtsbeistand.