01.05.2023
euBp: Elektronische Betriebsprüfung wird zur Pflicht
Seit dem 1. Januar 2023 wurde die bis dahin freiwillige Teilnahme an der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (kurz: euBP) für alle Betriebe mit Beschäftigten zur Pflicht. Wer keine Ausnahmegenehmigung hat, muss ab sofort Daten aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung digital an die Deutsche Rentenversicherung übermitteln. Was das konkret für Unternehmen bedeutet, erläutert dieser Beitrag.
Was ist eine Betriebsprüfung?
Im Rahmen einer Betriebsprüfung werden die Verhältnisse einer steuerpflichtigen Person oder eines steuerpflichtigen Unternehmens ermittelt, geprüft und beurteilt. Alle wichtigen Fragen zur Betriebsprüfung beantwortet:
Eine Betriebsprüfung kann durch:
- das Finanzamt
- die Deutsche Rentenversicherung
- andere Behörden – z.B. die Bundeszollverwaltung
erfolgen.
Gemäß § 193 Abgabenverordnung (kurz: AO) kann das Finanzamt jederzeit eine Betriebsprüfung durchführen – unabhängig von Betriebsgröße und Rechtsform. Beispielsweise bei:
- Freiberuflern
- Kleinunternehmen
- GbRs
- GmbHs
Auch Privatpersonen können überprüft werden, sofern sie in einem Jahr mindestens 500.000 Euro positive Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit haben.
Bei einer Betriebsprüfung werden steuerlich relevante Unterlagen überprüft. Dazu zählen beispielsweise:
- Buchungsbelege und Kassenbücher
- Jahresabschlüsse
- Handelsbücher
- Aufzeichnungen zum Wareneingang und -ausgang
- Lohn- und Sachkonten
Lese-Tipp: Alle wichtigen Informationen zur Besteuerung von mittelständischen Personengesellschaften fasst unser Beitrag über „Steuerersparnisse für Personengesellschaften“ zusammen.
Eine Prüfungsanordnung wird dann ausgesprochen, wenn der Verdacht einer Steuerhinterziehung besteht oder ein Betrieb Probleme mit einer ordnungsgemäßen Buchführung hat. Hinweise auf derartige Sachverhalte können bestehen, wenn ein Unternehmen:
- eine nicht plausible Steuererklärung abgibt
- stark schwankende Gewinne aufweist
- regelmäßig verspätete Steuererklärungen einreicht
- Steuerschulden regelmäßig zu spät begleicht
Wissenswert: Welche Strafen bei einer Steuerhinterziehung zu erwarten sind, erläutert unser Artikel “Strafen bei Steuerhinterziehung - Diese Konsequenzen drohen”.
Die Häufigkeit einer Betriebsprüfung hängt von der Art und Größe eines Betriebes ab. Statistisch müssen Kleinstbetriebe mit einem Jahresumsatz von maximal 145.000 Euro alle 53 Jahre mit einer Betriebsprüfung rechnen, Großbetriebe mit einem Umsatz von mehr als 7,3 Mio. Euro pro Jahr werden üblicherweise jährlich überprüft (Quelle: https://www.buchhaltung-einfach-sicher.de/buchhaltung/betriebspruefung).
Eine Betriebsprüfung findet in der Regel immer in der Betriebsstätte der zu prüfenden Person statt. Existiert keine – beispielsweise bei kunstschaffenden Personen – kann die Betriebsprüfung auch in einer Steuerkanzlei oder beim Finanzamt durchgeführt werden.
Eine Betriebsprüfung lässt sich nicht abwenden. Jedoch können Selbstständige und Unternehmen die Häufigkeit beeinflussen, indem sie beispielsweise Bücher vorschriftsgemäß führen, auf Schreiben vom Finanzamt fristgerecht reagieren und Steuerschulden pünktlich begleichen.
euBP: Ab wann ist sie Pflicht und warum?
Seit dem 1. Januar 2023 ist die Teilnahme an der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (kurz: euBP) verpflichtend. Die euBP wurde eingeführt, um die Prüfungsdauer zu verkürzen und eine Prüfung vor Ort zu vermeiden.
Wie läuft eine elektronische Betriebsprüfung ab?
Die elektronische Betriebsprüfung gleicht im Wesentlichen einer klassischen Betriebsprüfung. Der Unterschied: Daten der Entgeltabrechnung werden nicht in Papierform eingesehen, sondern in elektronischer Form überprüft.
Welche Daten werden bei der euBP übermittelt?
Bei einer euBP müssen die Daten der Entgeltabrechnung in elektronischer Form übermittelt werden. Dazu zählen beispielsweise:
- Unterlagen zur Staatsangehörigkeit einer arbeitnehmenden Person
- Unterlagen zum versicherungsrechtlichen Status
- Unterlagen zur Krankenkassenzugehörigkeit
Eine Pflicht zur elektronischen Übermittlung von Daten der Finanzbuchhaltung existiert jedoch nicht. Diese können weiterhin in Papierform vorgelegt werden.
Wichtig: Die elektronischen Daten der Entgeltabrechnung werden nur für die Betriebsprüfung verwendet. Anschließend werden die erhobenen Daten automatisch gelöscht. Darüber erhält der Betrieb eine entsprechende elektronische Quittung.
Elektronische Betriebsprüfung: Ist eine Befreiung möglich?
Ist ein Betrieb nicht im Besitz der erforderlichen euBP-Software zur Entgeltabrechnung oder verfügt er nicht über ausreichend Geld für ein erforderliches euBP-Update, kann ein Antrag auf Befreiung von der euBP gestellt werden. Dieser Antrag ist formlos unter Angabe der Betriebsnummer an die Betriebsprüfungsstelle der Rentenversicherung zu übermitteln. Eine Befreiung gilt längstens bis zum 31.12.2026.
Elektronische Betriebsprüfung: Ersetzt die euBP eine Betriebsprüfung vor Ort?
Eine euBP ersetzt nicht die Betriebsprüfung vor Ort. Diese entfällt jedoch üblicherweise, sofern sich aus den elektronisch übermittelten Daten keine weiteren Fragen und Prüfungspunkte ergeben.
Checkliste: Worauf müssen Betriebe bei einer elektronischen Betriebsprüfung achten?
Im Rahmen einer elektronisch unterstützten Betriebsprüfung müssen Unternehmen einige Besonderheiten beachten:
- Jedes Dokument muss in einer eigenen Datei gespeichert werden. Das Zusammenfassen mehrerer Dokumente zu einer einzigen Datei ist unzulässig.
- Der Dateiname darf maximal 64 Zeichen betragen.
- Folgende Zeichen im Dateinamen sind nicht erlaubt: Leerzeichen, Punkt, Komma, ß, Umlaute und Sonderzeichen.
- Es muss gewährleistet sein, dass Aufruf und Darstellung der digitalen Daten system- und ortsunabhängig erfolgen kann.
- Zur Übermittlung der digitalen Daten sind nur die Formate PDF, JPEG, BMP, PNG und TIFF zulässig.
Rechtsschutztipp
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