Freie Mitarbeiter – Vertragsverhältnis und Bezahlung

Flexible Einsetzbarkeit und leistungsorientierte Bezahlung: Viele Unternehmen nutzen freie Mitarbeiter, um ihr alltägliches Auftragspensum zu bewältigen. Doch was genau ist eigentlich ein freier Mitarbeiter? Wie grenzt sich dieser von arbeitnehmerähnlichen Selbstständigen und Freiberuflern ab und welche Besonderheiten gilt es bei der Beschäftigung von freien Mitarbeitern zu beachten? Dieser Artikel fasst alles Wissenswerte zusammen.

Freie Mitarbeiter: Definition

Als freie Mitarbeiter gelten im Arbeitsrecht gem. § 7 Abs. 1 SGB IV selbstständige Arbeitskräfte, die auf Grundlage eines freien Dienst- oder Werkvertrages arbeiten, ohne dabei Angestellte eines Arbeitnehmers zu sein. Ein freier Mitarbeiter arbeitet selbstständig. Das bedeutet: 

• Er ist nicht weisungsgebunden.
• Er ist nicht in den alltäglichen Arbeitsauflauf des Auftrag gebenden Betriebes eingebunden.
• Er kann sich seine Arbeit in Bezug auf Zeit und Ort selbst einteilen. 
• Er benutzt nicht die betriebliche Infrastruktur des Arbeitgebers.

Zusätzlich dürfen freie Mitarbeiter mehrere Aufträge (auch von anderen Auftraggebern) annehmen oder diese ablehnen.

Freie Mitarbeiter: Abgrenzungen und Spezifizierungen

Freier Mitarbeiter, Freelancer oder Freiberufler: Im Sprachgebrauch werden heute einige Begriffe synonym verwendet, welche bei genauerer Betrachtung jedoch eine unterschiedliche Bedeutung aufweisen.

Fester freier Mitarbeiter

Selbstständige, die regelmäßig von ein und demselben Unternehmen Aufträge erhalten, werden häufig als feste freie Mitarbeiter bezeichnet. Sie unterliegen den gleichen gesetzlichen Regelungen wie freie Mitarbeiter.

Freelancer

Der Begriff Freelancer stammt aus dem Mittelalter, als bezahlte Söldner für bestimmte Tätigkeiten eingesetzt wurden. Er stellt lediglich eine andere Bezeichnung des freien Mitarbeiters dar.

Freiberufler

Während freie Mitarbeiter immer einer selbstständigen Tätigkeit nachgehen und diese beim Finanzamt angeben müssen, können Freiberufler durchaus angestellt sein. Der § 18 Abs. 1 Einkommenssteuergesetz (kurz: EStG) definiert eine Liste von freiberuflichen Tätigkeiten – die so genannten Katalogberufe. Dazu zählen beispielsweise:

• Ärzte 
• Rechtsanwälte
• Vermessungsingenieure
• Architekten
• Steuerberater

Arbeitnehmerähnliche Selbstständige

Wer dauerhaft für denselben Arbeitgeber arbeitet und keine eigenen sozialversicherungspflichtigen Angestellten beschäftigt, gilt gem. § 2 Nr. 9 SGB VI als arbeitnehmerähnlicher Selbstständiger. Arbeitnehmerähnliche Selbstständige sind mit ihrer Tätigkeit und ihren Einkommensmöglichkeiten mit Arbeitnehmern zu vergleichen und sind aus diesem Grund verpflichtet, die Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung zu zahlen. Allerdings entfallen – anders als bei regulären Arbeitnehmern – die weiteren Sozialversicherungspflichten.

Vor- und Nachteile der freien Mitarbeit

Wer als freier Mitarbeiter tätig ist, entscheidet selbst darüber, welche Aufträge er annimmt und ablehnt. Zudem ist es freien Mitarbeitern möglich, ihr Gehalt sowie die Arbeitsbedingungen bei jedem Auftrag zu verhandeln.

Auch für Unternehmen bietet die Beschäftigung von freien Mitarbeitern Vorteile. Sie können nach Bedarf planen – also bei einem hohen Auftragsaufkommen beliebig viele freie Mitarbeiter beschäftigen – und die Zusammenarbeit kurzfristig beenden, wenn die Leistung des freien Mitarbeiters nicht zufriedenstellend ist.

Allerdings hat die freie Mitarbeit auch Nachteile. Freelancer erhalten kein regelmäßiges Gehalt und müssen sich selbstständig um ihre Versicherungen kümmern. Zudem besteht kein Anspruch auf bezahlten Urlaub oder Lohnfortzahlung im Krankheitsfall. Unternehmen, die auf freie Mitarbeiter setzen, können sich nicht auf deren Verfügbarkeit verlassen und müssen neue Freelancer zunächst mit ihrem Aufgabenbereich sowie der vom Betrieb gewünschten Vorgehensweise vertraut machen.

Freie Mitarbeiter: Scheinselbstständigkeit hat weitreichende Konsequenzen

Der Begriff der Scheinselbstständigkeit bezeichnet ein Arbeitsverhältnis, bei welchem ein vertraglich als freier Mitarbeiter betitelter Auftragnehmer nach objektiven Kriterien ein Arbeitnehmer ist und als solcher versicherungspflichtig angemeldet werden müsste. Eine Scheinselbstständigkeit liegt üblicherweise vor, wenn ein freier Mitarbeiter:

• regelmäßig und im Wesentlichen weisungsgebunden für einen einzigen Auftraggeber tätig ist
• dessen Aufträge 5/6 seines Jahresumsatzes ausmachen
• der freie Mitarbeiter im Rahmen seiner Selbstständigkeit keine versicherungspflichtigen Mitarbeiter beschäftigt

Wird eine Scheinselbstständigkeit aufgedeckt, hat dies für Auftraggeber und -nehmer weitreichende Konsequenzen. Der Auftraggeber muss rückwirkend alle Haftungs- und Zahlungsverpflichtungen für ein normales Angestelltenverhältnis erfüllen und die Beiträge zur Sozialversicherung für bis zu vier Jahre rückwirkend entrichten. Der Auftragnehmer muss bisher ausgestellte Rechnungen berichtigen – also die ausgewiesene Umsatzsteuer als ungültig erklären. Zudem muss ein eventueller Vorsteuerabzug an das Finanzamt zurückgezahlt werden.

Freischaffender Mitarbeiter: Details zum Arbeitsvertrag

Der Arbeitsvertrag eines freien Mitarbeiters sollte präzise formuliert sein, um die Rahmenbedingungen für die anstehende Zusammenarbeit klar zu definieren. Dazu zählt vor allem:

• die Nennung beider Vertragsparteien
• der Art und Umfang der Arbeitsleistung, die der freie Mitarbeiter erbringen soll
• die vereinbarte Vergütung inkl. Vorschüssen und Provisionen
• die Dauer der Zusammenarbeit sowie eine etwaige Kündigungsfrist

Darüber hinaus sind Festlegungen zum Datenschutz, zur Verschwiegenheitspflicht sowie einem Abwerbeverbot möglich.