Privatfahrten mit Firmenwagen: Was gilt für das Fahrtenbuch?

Ob arbeitnehmende Personen oder Selbstständige: Gehört ein Dienstwagen zur Geschäfts-Ausstattung, ist die Frage, ob dieser auch privat gefahren werden darf. Dies hängt von der Zustimmung des arbeitgebenden Unternehmens ab. Aber auch das Finanzamt interessiert, wie bzw. wann der Wagen bewegt wird. Schließlich müssen Privatfahrten versteuert werden. Wie genau das funktioniert und welche Vorgaben der Gesetzgeber trifft, fasst dieser Artikel zusammen. Ebenfalls wissenswert: In welchen Fällen lohnt sich das Führen eines Fahrtenbuches und welche Voraussetzungen muss dieses erfüllen?

Sind Privatfahrten mit dem Firmenwagen erlaubt?

Selbstständig und freiberuflich tätigen Personen ist die Privatnutzung eines Firmenfahrzeugs ohne Einschränkungen gestattet. Wird das Fahrzeug mindestens zu 50 Prozent für betriebliche Zwecke genutzt, zählt es zum betriebsnotwendigen Vermögen – und kann als Betriebsausgaben steuerlich geltend gemacht werden.

Im Angestelltenverhältnis gilt: Ob die Privatnutzung eines dienstlichen PKW erlaubt ist, müssen Beschäftigte und Unternehmen individuell vereinbaren. Eine Pflicht für das Unternehmen, Privatfahrten zu gestatten, existiert nicht. Liegt keine ausdrückliche Erlaubnis vor, sollten Mitarbeitende von der privaten Nutzung eines Dienstwagens absehen.

Wichtig: Gestattet die Führungskraft Privatfahrten mit dem Dienst-PKW, sollten die Rahmenbedingungen unbedingt schriftlich fixiert werden. Dazu zählen beispielsweise die Fragen, ob in einer Partnerschaft auch die andere Person den Firmenwagen fahren darf, ob Auslandsfahrten von der Kfz-Versicherung abgedeckt und wie Unfälle abgesichert sind.

Lese-Tipp: Dieser Artikel erklärt, was bei einem Unfall mit dem Firmenwagen zu tun ist.

Dienstwagen: Steuerliche Folgen der privaten Nutzung

Überlässt das Unternehmen seinen Angestellten den Firmenwagen für Privatfahrten, stellt dies eine Sachzuwendung dar, die der Lohnsteuer unterliegt. Die Gesetzgebung spricht von einem sogenannten „geldwerten Vorteil“. Dieser geldwerte Vorteil ist – ähnlich wie bei der privaten Nutzung eines Dienstfahrrades – vom Unternehmen zu ermitteln und zu versteuern. Wer verschweigt, dass das Firmenauto privat genutzt wird, hinterzieht streng genommen Steuern.

Darüber hinaus darf das Unternehmen den Dienstwagen jederzeit zurückverlangen. Das bedeutet: Wer mit dem Firmenauto in den Urlaub reisen möchte, kann nicht darauf vertrauen, dass das Fahrzeug bei Fahrtantritt tatsächlich zur Verfügung steht.

Auch Selbstständigen, die ihr Dienstfahrzeug privat nutzen, entsteht ein geldwerter Vorteil. Wichtig zu wissen: Vor allem bei Solo-Gründerinnen und -Gründern geht das Finanzamt regelmäßig per se von einer Privatnutzung aus. In diesen Fällen müssen Selbstständige, die ihren Dienstwagen ausschließlich dienstlich nutzen, einen Nachweis erbringen, dass ihnen kein geldwerter Vorteil entstanden ist. Dieser Nachweis kann beispielsweise durch das Führen eines Fahrtenbuches erfolgen.

Firmenwagen: Die Versteuerung im Detail

Wie bereits erwähnt, stellt die Privatnutzung eines Dienstwagens eine steuerliche Sachzuwendung für Beschäftige und Selbstständige dar. Diese kann auf zwei unterschiedliche Arten versteuert werden.

Die 1-Prozent-Regelung

Üblicherweise wird ein Firmenwagen vom Finanzamt pauschal abgerechnet – unabhängig davon, wie viele gefahrene Kilometer tatsächlich auf die private Nutzung entfallen. Bei der pauschalen Abrechnung – auch als „1-Prozent-Regelung“ bezeichnet – wird monatlich 1 % des Bruttolistenpreises als geldwerter Vorteil beziffert. Der Bruttolistenpreis gilt unabhängig vom Fahrzeug, also auch für Gebrauchtwagen. Kosten für eine etwaige Sonderausstattung ab Werk werden inklusive gerechnet. Das bedeutet: Die Höhe des abzuführenden Betrages hängt unmittelbar mit dem Kaufpreis, der Ausstattung sowie dem Zeitpunkt des Fahrzeugkaufs zusammen.

Das Fahrtenbuch

Alternativ zur 1-Prozent-Methode kann der geldwerte Vorteil auch mithilfe eines Fahrtenbuchs bestimmt werden (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG). Darin ist jede Fahrt zu dokumentieren, um die private Nutzung von der gewerblichen bzw. geschäftlichen Nutzung des Fahrzeugs zu trennen.

Welche Anforderungen stellt das Finanzamt an das Fahrtenbuch?

Entscheidet man sich für das Führen eines Fahrtenbuchs, muss dieses gem. § 31a StVZO folgende Pflichtangaben enthalten:

• amtliches Kennzeichen des Fahrzeugs
• Kilometerstand zu Beginn und am Ende des Jahres
• Name der Fahrerin oder des Fahrers

Jede Fahrt muss direkt nach Fahrtende eingetragen werden, nachträgliche Änderungen sind nicht gestattet. Die steuerliche Berücksichtigung der Fahrten macht es erforderlich, diese näher zu beschreiben. Bei Privatfahrten reicht es in der Regel aus, die Zeiten von An- und Abfahrt, das Fahrtziel sowie die zurückgelegten Kilometer zu notieren. Betriebliche Fahrten hingegen sind ausführlich zu dokumentieren. Folgende Angaben sind erforderlich:

• Datum der Fahrt
• Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt
• Startort und Ziel
• Reiseroute und Reisezweck
• Namen der besuchten Geschäftskontaktes

Wird das Fahrtenbuch schriftlich geführt, muss es in gebundener oder geschlossener Form vorliegen (BFH-Urteil vom 16.3.2006, Az.: VI 87/04). Alternativ kann das Fahrtenbuch in digitaler Form – beispielsweise als App auf dem Smartphone – geführt werden. Hierbei ist darauf zu achten, dass die genutzte App sicher vor Manipulation ist und keine nachträglichen Änderungen möglich sind. Darüber hinaus müssen die Datensicherheit und der Datenschutz gewährleistet sein.

Pauschalregelung versus Fahrtenbuch: Wann lohnt sich was?

Ob sich die 1-Prozent-Methode oder das Führen eines Fahrtenbuchs lohnt, hängt vom Einzelfall ab. Generell lässt sich sagen: Personen, die viel fahren oder die ihren Dienstwagen hauptsächlich privat nutzen, profitieren von der pauschalen Abrechnung. Wer jedoch beruflich einen Oberklasse-PKW fährt oder nur wenige Privatkilometer absolviert, kommt bei der Pauschalversteuerung in der Regel schlechter weg.

Rechenbeispiel

Herr Müller fährt jährlich 25.000 Kilometer mit seinem Dienstwagen (Bruttolistenpreis: 30.000 Euro). Hiervon entfallen 10.000 Kilometer auf private Fahrten. Der Arbeitsweg beträgt 20 Kilometer, die Pauschale für den Arbeitsweg beträgt 0,03 % vom Bruttolistenpreis pro Kilometer. Das Finanzamt berechnet einen Lohnsteuersatz von 35 Prozent.

1-Prozent-Regelung

1 Prozent des Neuwagenwertes: 300 Euro pro Monat = 3.600 Euro/Jahr
Arbeitsweg: 30.000 x 0,03 % x 20 km = 2.160 Euro/Jahr
Summe: 5.760 Euro

Zu zahlende Lohnsteuer: 2.016 Euro

Fahrtenbuch

Abschreibung auf 6 Jahre: 5.000 Euro
Benzin, Versicherung und Wartung: 4.500 Euro
Summe: 9.500 Euro
Anteil der Privatnutzung (33 Prozent): 9.500 x 0,33 = 3.135 Euro

Zu zahlende Lohnsteuer: 1.097,25 Euro

Folglich würde Herr Müller durch das Führen eines Fahrtenbuches über 900 Euro pro Jahr sparen.