12.12.2019

Quittung, Rechnung, Kleinbetragsrechnung – Das sind die rechtlichen Unterschiede

Bestellungen, Lieferungen und Zahlungen: sämtliche Geschäftsvorgänge eines Unternehmens müssen detailliert protokolliert werden. Im Falle einer Betriebsprüfung verfährt das Finanzamt nach der Devise „Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser“ und fordert für alle geschäftlichen Vorgänge die entsprechenden Belege. Welche Dokumente als Belege bezeichnet werden, worin sich die einzelnen Belegarten unterscheiden und welche gesetzlichen Vorgaben hinsichtlich Inhalt, Form und Aufbewahrung gelten, zeigt dieser Artikel.

Was sind Belege und warum sind sie so wichtig?

Der Sammelbegriff „Beleg“ stammt aus dem betrieblichen Rechnungswesen und bezeichnet ein Dokument, das als Nachweis verschiedener geschäftlicher Vorgänge dient. In der Regel handelt es sich bei Belegen um Nachweise über Einnahmen beziehungsweise Ausgaben, doch auch Inventurlisten, Gehaltslisten und Kassenbons sind eine Form des Belegs.

Um Geschäftsvorfälle in der Buchführung korrekt zu erfassen und diese für einen fachkundigen Dritten nachvollziehbar darstellen zu können, sind Belege in der Buchhaltung unabdingbar. Auf Basis von Belegen ermittelt das zuständige Finanzamt die fälligen Steuern und Abgaben, zudem verlangen Gerichte in Streitfällen Urkunden, Rechnungen und andere Belege, um ein fundiertes Urteil fällen zu können.

Der Beleg: Belegarten, Anforderungen und Vorschriften

In der Buchhaltung wird zwischen drei verschiedenen Belegarten unterschieden:

1. Der Eigenbeleg

Bei Eigenbelegen, auch als interne Belege bezeichnet, handelt es sich um Belege, welche im Unternehmen selbst ausgestellt und an fremde Betriebe oder Kunden verschickt werden. Dies können beispielsweise Ausgangsrechnungen und Gehaltslisten, aber auch Quittungen und Rechnungen sein.

2. Der Fremdbeleg

Fremdbelege, sogenannte Eingangsbelege, werden von einem anderen Unternehmen oder Dienstleister ausgestellt und gelangen „von außen“ in den Betrieb. Typische Fremdbelege sind Eingangsrechnungen von Lieferanten, Gutschriften und Postbelege.

3. Der Not- bzw. Ersatzbeleg

Not- bzw. Ersatzbelege werden immer dann verwendet, wenn keine Eigen- oder Fremdbelege vorhanden sind oder diese nicht ausgestellt werden können. Auch wenn ein Beleg verloren geht, dürfen Unternehmen selbständig Ersatzbelege ausstellen.

Eigenbelege sind innerhalb von 10 Tagen, Fremdbelege innerhalb von 8 Tagen nach dem Geschäftsvorfall zu erfassen. Ausnahme: Kassenbelege, sogenannte Bons, sind gem. § 146 Abs. 1 Satz 2 AO tagesaktuell aufzuzeichnen. Jeder Beleg muss mindestens die Vorgangsbezeichnung, das Datum sowie den Betrag des Geschäftsvorganges enthalten. Gemäß § 257 HGB müssen Buchungsbelege in Deutschland zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

Die Rechnung: Definition und Mindestangaben

Bei einer Rechnung handelt es sich um einen Beleg, welcher auf Basis eines Kauf- oder Dienstleistungsvertrages das fällige Entgelt aufweist. Eine Rechnung beinhaltet eine Zahlungsaufforderung an den Schuldner und bietet diesem die Möglichkeit, die gestellte Forderung nachzuprüfen. Die Übermittlung einer Rechnung kann sowohl in elektronischer als auch in Papierform erfolgen. Gemäß § 14 UStG üssen Rechnungen folgende Pflichtangaben enthalten:

Name und Anschrift von Rechnungssteller und -empfänger
das Ausstellungsdatum
das Datum bzw. den Zeitraum der Leistungserbringung
die Steuernummer oder Steueridentifikationsnummer des Rechnungsstellers
eine fortlaufende Rechnungsnummer
den Umfang der erbrachten Leistungen bzw. Art und Menge der Lieferung
den Rechnungsbetrag und den enthaltenen Steuerbetrag

Hinweis: eine Rechnung gilt nicht als Zahlungsbeleg. Um eine Zahlung zu belegen, werden Quittungen oder Kontoauszüge benötigt.

Die Kleinbetragsrechnung: Eine Erleichterung für Unternehmer

Im geschäftlichen Alltag wäre es unzumutbar, Unternehmen dazu zu verpflichten, auf jeden Kassenbon alle Bestandteile einer Rechnung zu schreiben. Aus diesem Grund hat der Gesetzgeber die Kleinbetragsrechnung eingeführt. Nach § 33 UStDV üssen Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, lediglich folgende Angaben erhalten:

Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
das Ausstellungsdatum der Rechnung
Art und Menge der gelieferten Gegenstände oder Umfang der sonstigen Leistung
den Bruttobetrag der Rechnung sowie den Umsatzsteuersatz

Doch Achtung: Dies gilt nicht in jedem Fall. Unternehmen im Versandhandel müssen stets die vollen Pflichtangaben einer Rechnung gem. § 14 UStG aufführen. Auch bei innergemeinschaftlicher Lieferung und Kunden, die Steuern abführen müssen, ist eine vollständige Angabe der Rechnungsdaten notwendig.

Der Unterschied zwischen Rechnung und Quittung

Eine Quittung ist eine Empfangsbestätigung für den Erhalt einer Leistung oder Ware. Sie stellt im Gegensatz zu einer Rechnung keine Forderung an den Schuldner, sondern ermöglicht es diesem im Zweifelsfall zu belegen, dass die zur Quittung gehörige Forderung erfüllt wurde. Gemäß § 368 BGB haben Schuldner einer Leistung grundsätzlich einen gesetzlichen Anspruch auf eine schriftliche Empfangsbekenntnis – also eine Quittung.

Quittungen unterliegen gem. § 126 BGB i.V.m. § 368 BGB dem Schriftformgebot und müssen folgende Mindestangaben enthalten:

Name und Anschrift des Leistungserbringers
das Ausstellungsdatum
Art und Menge der gelieferten Ware oder den Umfang der erbrachten Leistung
den Entgeltbetrag sowie den enthaltenen Steuersatz
eine handschriftliche Unterschrift

Obacht: Erweist sich eine Quittung als falsch ausgestellt, droht unter Umständen eine Steuernachforderung vom Finanzamt. Eine zuverlässige Firmen-Rechtsschutzversicherung berät Betroffene im Falle der Fälle über das weitere Vorgehen.