Recht auf Lohnabrechnung: Welcher Anspruch besteht für Arbeitnehmende?

Sei es, um einen Kredit aufzunehmen oder den Kindesunterhalt zu berechnen: Die Lohnabrechnung – auch als Gehaltsabrechnung bezeichnet – ist ein wichtiges Dokument. Sie ist vom arbeitgebenden Unternehmen auszustellen und der arbeitnehmenden Person zu erteilen. Doch welche Angaben muss eine Gehaltsabrechnung enthalten? Wann und wie muss die Zuteilung erfolgen? Und was macht man, wenn man die Lohnabrechnung nicht erhalten hat?

Haben Arbeitnehmende Anspruch auf eine Lohnabrechnung?

Die klare Antwortet lautet: Ja! Denn zum einen benötigen Arbeitnehmende sie als Gehaltsnachweis – zum Beispiel beim Immobilienkauf. Zum anderen ist sie ein wichtiger Bestandteil der jährlichen Steuererklärung.

Der Anspruch auf eine Lohnabrechnung ist – anders als der Anspruch auf ein Zwischenzeugnis – gesetzlich verankert. In § 108 Gewerbeordnung (kurz: GewO) heißt es:

„Dem Arbeitnehmer ist bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen.“

Eine Ausnahme von dieser Pflicht macht der Gesetzgeber lediglich in zwei Fällen:

1. Leistet das arbeitgebende Unternehmen keine Zahlung an eine arbeitnehmende Person, ist auch keine schriftliche Lohnabrechnung erforderlich.
2. Darüber hinaus ist eine Gehaltsabrechnung entbehrlich, wenn das Arbeitsentgelt in jedem Abrechnungszeitraum identisch ausfällt. In diesem Fall muss das arbeitgebende Unternehmen nur für den ersten Abrechnungszeitraum eine Gehaltsabrechnung erstellen und anschließend erst wieder, wenn sich Beträge oder Daten ändern.

Wissenswert: In einigen Branchen – beispielsweise im Hotel- und Gaststättengewerbe – enthält der Manteltarifvertrag spezifizierende Vereinbarungen, welche die gesetzlichen Regelungen ergänzen, beispielsweise Regelungen zur Arbeitszeit, Krankmeldung oder Urlaub.

Was gilt für befristete Arbeitsverträge?

Ein Anspruch auf eine Lohnabrechnung besteht auch für Arbeitnehmende, die über einen befristeten Arbeitsvertrag verfügen. Diese enthält – im Gegensatz zur Lohnabrechnung eines unbefristeten Vertrages – zusätzliche Angaben zum Austrittsdatum.

Wie und bis wann ist eine Lohnabrechnung fällig?

Gemäß § 108 Abs. 1 GewO ist die Lohnabrechnung mit Fälligkeit des Arbeitslohns zu erteilen. Wann genau die Gehaltsabrechnung zur Verfügung stehen muss, hängt folglich vom vereinbarten Datum der Gehaltszahlung ab. Üblicherweise erfolgt sie am 15. oder jeweils letzten Tag eines Monats, entsprechend muss die Lohnabrechnung zu diesem Datum vorliegen.

Per Gesetz müssen arbeitgebende Unternehmen die Gehaltsabrechnung in Textform erteilen. Gemäß § 126b BGB gilt die Textform als erfüllt, wenn:

„eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger“

abgegeben wurde. Das bedeutet in der Praxis: Die Lohnabrechnung kann in Papierform, aber auch als digitaler Gehaltsnachweis – beispielsweise im PDF-Format – erstellt werden.

Gut zu wissen: Arbeitgebende Unternehmen müssen die Lohnabrechnung nicht zuschicken, sondern per Gesetz lediglich erteilen. Eine Zuteilung gilt beispielsweise als erfolgt, wenn die Lohnabrechnung in Absprache mit dem Teammitglied in einem personalisierten (Online-)Postfach hinterlegt wurde. Im Falle einer digitalen Bereitstellung muss der arbeitgebende Betrieb jedoch davon ausgehen können, dass die arbeitnehmende Person über die technischen Möglichkeiten verfügt, das Dokument abzurufen. Ist dies nicht der Fall, muss das Unternehmen seinen Mitarbeitern gegebenenfalls Zugang zu einem PC gewähren.

Lohnabrechnung nicht erhalten oder fehlerhaft: Das können Arbeitnehmende tun

Wer seine Lohnabrechnung nicht erhalten hat, sollte zunächst das Gespräch mit seinen Vorgesetzten suchen. Gründe für die fehlenden Gehaltsabrechnungen können Versäumnisse in der Buchhaltung oder Übertragungsfehler bei der digitalen Übermittlung sein.

Weigert sich das arbeitgebende Unternehmen beharrlich, eine Lohnabrechnung zu erteilen, können Beschäftigte Ansprüche gerichtlich geltend machen. Hierzu empfiehlt sich eine vorherige  Absprache mit einem Rechtsbeistand. Der ALLRECHT-Berufsrechtsschutz hilft Betroffenen bei der Suche nach einem kompetenten Rechtsbeistand und unterstützt bei der Durchsetzung berechtigter Ansprüche in versicherten Leistungsfällen.

Gehaltsabrechnung ist fehlerhaft – Was tun?

Beschäftigte sollten stets die genannten Bestandteile einer Lohnabrechnung kontrollieren. Ist eine Angabe auf der Gehaltsabrechnung falsch, besteht die Möglichkeit, der Abrechnung zu widersprechen. Ein sinnvolles Vorgehen ist hierbei:

1. Den Widerspruch schriftlich zu verfassen.
2. Im Widerspruch die Fehler zu nennen und um ihre Behebung innerhalb einer angemessenen Frist zu bitten.
3. Gleichzeitig das Gespräch zur Führungskraft oder Buchhaltung zu suchen, um so eventuelle Säumnisse oder Missverständnisse aus dem Weg zu räumen.
4. Wenn das Unternehmen nicht reagiert, kann ein rechtlicher Prozess angestoßen werden und eventuell entstandene Schäden eingefordert werden.