18.11.2019 – zuletzt aktualisiert am: 08.05.2023

Reisekostenabrechnung für Dienstreisen – Verpflegungs- und Fahrtkosten abrechnen

In Deutschland werden jährlich mehr als 180 Millionen Geschäftsreisen durchgeführt. Wer beruflich viel reist, verursacht mitunter hohe Kosten. Doch ab wann gilt eine Auswärtstätigkeit eigentlich als Dienstreise? Welche Kosten kann der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber zurückverlangen und was gibt es bei der Erstellung einer Reisekostenabrechnung zu beachten?

Typische Gründe für Dienstreisen

Damit eine Dienstreise als solche gilt, muss sie im Auftrag des Arbeitgebers erfolgen. Typische Gründe für Dienstreisen sind:

Kundentermine außerhalb der Stadt
persönliche Kontakte zu Geschäftspartnern außerhalb des eigenen Unternehmens
der Besuch von Messen, Weiterbildungen oder Tagungen
wechselnde Einsatzorte (z. B. für Bauarbeiter, Immobilienmakler und Monteure)

Hinweis: Auswärtsaufenthalte über einen Zeitraum von mehr als drei Monaten zählen nicht als Dienstreise. Nach Ablauf dieses Zeitraums erhält die vorübergehende Arbeitsstätte den Status einer sogenannten ersten Tätigkeitsstätte. Dies ist jedoch nicht der Fall, wenn sich der Arbeitnehmer innerhalb dieser Zeit an mehreren Arbeitsstätten aufhält.

Wann ist eine Reisekostenabrechnung erforderlich?

Eine Reisekostenabrechnung ist immer dann erforderlich, wenn ein Arbeitnehmer für seinen Arbeitgeber eine Dienstreise antritt. Eine gesetzliche Definition der Dienstreise existiert in Deutschland jedoch nicht. Die aktuelle Rechtsprechung leitet die Definition aus § 9 Abs. 4 Einkommenssteuergesetz ab. Darin heißt es:

„Wird der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig (auswärtige berufliche Tätigkeit), ist zur Abgeltung der ihm tatsächlich entstandenen, beruflich veranlassten Mehraufwendungen eine Verpflegungspauschale anzusetzen.“

Bei der ersten Tätigkeitsstätte handelt es sich um den Ort, an dem der betroffene Arbeitnehmer regelmäßig, also mindestens zwei volle Arbeitstage pro Woche oder ein Drittel seiner Arbeitszeit tätig ist. Folglich muss der Arbeitnehmer bei seiner Auswärtstätigkeit eine gewisse räumliche Distanz überwinden, damit diese als Dienstreise gewertet wird. Welche Mindestdistanz hierfür gilt, ist nach den individuellen Umständen zu beurteilen. In der Regel wird eine Auswärtstätigkeit dann als Dienstreise gewertet, sobald das Reiseziel außerhalb der Stadtgrenze liegt.

Reisekosten abrechnen: Welche Kosten sind erstattungsfähig?

Fahrtkosten

Sämtliche Fahrtkosten, die während einer Dienstreise entstanden sind, sind vom Arbeitgeber zu erstatten. Dazu zählen Beispielsweise Benzinkosten bei Fahrten mit dem Auto, Mietwagenkosten sowie Ticketkosten für Bahn- und Flugreisen. Hier sind gegebenenfalls entsprechenden Reisekostenrichtlinien (zum Beispiel: Flug und Bahn nur zweite Klasse, Mietwagen nur bis zu einer bestimmten Wagenklasse) des Arbeitgebers zu beachten.

Verpflegungsmehraufwand

Der Verpflegungsmehraufwand bezeichnet die Zusatzkosten für die Verpflegung, die während einer Geschäftsreise anfallen. Diese werden je nach Beschäftigungsverhältnis als Betriebsausgaben gem. § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 5 EStG oder als Werbungskosten gem. § 9 Abs. 4a EStG geltend gemacht. Für die Erstattung von Verpflegungsmehraufwänden gelten feste Pauschbeträge, die angewendet werden, wenn die Dienstreise mindestens acht Stunden dauert. Für Geschäftsreisen im Inland sind diese wie folgt:

Reisedauer ab acht Stunden, An- und Abreisetag: 12 Euro
Reisedauer ab 24 Stunden: 24 Euro

Die Pauschbeträge für Geschäftsreisen ins Ausland können auf der Webseite des Bundesfinanzministeriums eingesehen werden.

Übernachtungskosten

Erstreckt sich die Dienstreise über mehrere Tage, hat der Arbeitnehmer Anspruch auf die Erstattung der Übernachtungskosten. Achtung: Werden die Übernachtungen direkt vom Unternehmen gezahlt, muss der Arbeitnehmer in der Reisekostenabrechnung den Verpflegungsmehraufwand für das im Preis inbegriffene Frühstück kürzen.

Reisenebenkosten

Zusätzlich zu den Fahrt- und Übernachtungskosten erstattet der Arbeitgeber alle im Zusammenhang mit der Reise und deren Zweck entstandenen Kosten. Zu den typischen Reisenebenkosten zählen unter anderem:

geschäftliche Telefonkosten
Mautgebühren
Trinkgelder
Kosten für öffentliche Verkehrsmittel
Parkgebühren

Bußgelder, Kosten für Wellness- und Sportangebote sowie die Minibar-Gebühren im Hotel sind jedoch nicht erstattungsfähig. Diese müssen vom Arbeitnehmer selbst getragen werden.

Tipp: Fordert ein Angestellter von seinem Arbeitgeber die Kostenübernahme nicht erstattungsfähiger Posten, sollte dieser die Gesamtumstände mit Hilfe eines Rechtsbeistandes prüfen lassen, um einen kostenintensiven Rechtsstreit zu vermeiden. Eine Firmen-Rechtsschutzversicherung hilft Unternehmen bei der Suche nach einem fachkundigen Anwalt.

Formale Vorgaben der Reisekostenabrechnung

Grundsätzlich existieren für eine Reisekostenabrechnung keine formalen Vorgaben. Der Gesetzgeber erfordert weder eine Unterschrift noch ein bestimmtes Formular. Allerdings ist es empfehlenswert, Vordrucke zu verwenden. Diese verhindern unnötige Fehler und erleichtern der Buchhaltung des Unternehmens die Prüfung. Grundsätzlich gilt: Der reisende Arbeitnehmer hat alle Belege gewissenhaft aufzubewahren und die Geschäftsreise korrekt zu dokumentieren. Es gelten die Bestimmungen des § 14 UStG. Hotelrechnungen, Tankquittungen und ähnliche Kostennachweise müssen gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen archiviert werden.