Verwaltungsbeirat der WEG: Aufgaben und Pflichten

Der Verwaltungsbeirat vermittelt zwischen Verwaltung und Eigentümern – und ist seit der WEG-Reform im Jahr 2020 mit einer neuen Rechtsstellung ausgestattet. Doch wie genau sieht diese aus? Welche Aufgaben muss der Verwaltungsbeirat übernehmen und welche Rechte und Pflichten gehen mit diesem Ehrenamt einher?

Verwaltungsbeirat der WEG: Was ist das?

Der Verwaltungsbeirat ist ein freiwilliges Verwaltungsorgan einer Wohnungseigentümergemeinschaft (kurz: WEG). Er besteht aus beliebig vielen Mitgliedern. Die gesetzliche Grundlage bildet § 29 WEG.

Da es sich beim Verwaltungsbeirat um ein freiwilliges Organ handelt, können Wohnungseigentümer einen Beirat bestellen, müssen dies jedoch nicht. Darüber hinaus haben Wohnungseigentümer keinen Anspruch auf die Installation eines Beirates. Ausnahme: In der Teilungserklärung oder der Gemeinschaftsverordnung ist ein Verwaltungsbeirat vorgeschrieben.

Verwaltungsbeirat: Wahl und Abberufung

Die Mitglieder des Verwaltungsbeirates werden durch Mehrheitsbeschluss von der Wohnungseigentümergemeinschaft gewählt. Wählbar sind ausschließlich alle Wohnungseigentümer, nicht jedoch Personen, die nicht oder noch nicht Mitglied der WEG sind. Ausnahme: Die Teilungserklärung bzw. Gemeinschaftsordnung gestattet die Wahl von Nicht-Mitgliedern.

Der Vorsitz des Verwaltungsbeirats wird entweder direkt von der Eigentümerversammlung bestimmt oder von den einzelnen Beiratsmitgliedern beschlossen.

Die Amtszeit eines Verwaltungsbeirats ist nicht festgelegt, Beiratsmitglieder werden auf unbestimmte Zeit bestellt. Dies kann jedoch in der Gemeinschaftsordnung oder einer Teilungserklärung auf einen bestimmten Zeitraum befristet werden.

Hat die Wohnungseigentümergemeinschaft keine Mindestbestellzeit beschlossen, können die Beiratsmitglieder jederzeit durch einen Mehrheitsbeschluss abberufen werden. Eine Begründung ist nicht notwendig. Tritt ein Beiratsmitglied freiwillig zurück, entscheidet die WEG, ob ein neues Mitglied bestellt werden oder keine Neubesetzung erfolgen soll.

Verwaltungsbeirat: Aufgaben sind nicht klar definiert

Die Aufgaben eines Verwaltungsbeirates sind in § 29 Abs. 2 WEG definiert. Allerdings nur sehr unspezifisch:

„Der Verwaltungsbeirat unterstützt und überwacht den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben.“

In der Praxis hat der Verwaltungsbeirat eine Vermittlungs- und Prüffunktion. Er prüft den Wirtschaftsplan sowie die Jahresabrechnung. Zudem prüft der Verwaltungsbeirat etwaige Kostenvoranschläge und versieht diese mit einer Stellungnahme, bevor die Wohnungseigentümer über die jeweilige Maßnahme abstimmen. Zu den weiteren Aufgaben des Verwaltungsbeirats gehören beispielsweise:

• die Meldung von Schäden innerhalb des Gemeinschaftseigentums
• das Einholen von Angeboten
• die Vermittlung zwischen der WEG-Verwaltung und unzufriedenen WEG-Mitgliedern

Gegenüber der Eigentümerversammlung hat der Verwaltungsbeirat eine beratende Funktion. Ist beispielsweise die verantwortliche WEG-Verwaltung bei einer Versammlung abwesend, übernimmt der Beirat die Vorbereitung der Beschlüsse sowie die Versammlungsleitung.

Verwaltungsbeirat einer WEG: Rechte und Pflichten

Grundsätzlich gilt: Ein Verwaltungsbeirat ist kein Aufsichtsrat – die Mitglieder dürfen nicht in die Befugnisse der WEG-Verwaltung eingreifen. Dennoch steht dem Verwaltungsbeirat einer WEG ein sogenanntes Kontrollrecht zu. Dieses ist vor allem bei der Überprüfung des Wirtschaftsplans sowie der Jahresabrechnung von Bedeutung. Der Verwaltungsbeirat ist berechtigt, sämtliche Aufgaben und Tätigkeiten der Verwaltung zu überwachen und Auskunft zu verlangen. Zudem darf der Beirat Einsicht in wichtige Unterlagen nehmen – beispielsweise, um Belege zu überprüfen.

Diesem Kontrollrecht stehen einige Pflichten gegenüber:

Unterstützungspflicht

Der Verwaltungsbeirat hat die WEG-Verwaltung bei der Ausführung ihrer Tätigkeit zu unterstützen. Er soll die Einhaltung der Hausordnung überwachen und die Verwaltung bei Fragen zur Finanzlage der WEG beraten.

Überwachungspflicht

Im Rahmen der Reform des Wohnungseigentumsgesetzes wurde dem Verwaltungsbeirat die Aufgabe übertragen, die WEG-Verwaltung zu überwachen. Wie genau die Überwachung durchzuführen ist, präzisiert der Gesetzgeber jedoch nicht. In der Praxis ist es die Pflicht des Verwaltungsbeirates, alle Tätigkeiten der Verwaltung während der Ausführung zu überwachen und ggf. nachträglich zu überprüfen.

Informationspflicht

Wurden im Rahmen der Überwachungspflicht Pflichtverletzungen durch die WEG-Verwaltung festgestellt, muss der Beirat die Eigentümer darüber informieren. Zudem hat der Verwaltungsbeirat in der Eigentümerversammlung eine Stellungnahme zum Jahresabschluss sowie einen Abstimmungsvorschlag zu den sich daraus ergebenden Vor- bzw. Nachschüssen abzugeben.

Verwaltungsbeirat: Haftung auch im Ehrenamt

Verletzen Mitglieder des Verwaltungsbeirats schuldhaft ihre gesetzlichen Pflichten, können sie gegenüber der Eigentümergemeinschaft zur Erstattung des entstandenen Schadens verpflichtet sein. Jedoch nur dann, wenn die Mitglieder schuldhaft handeln – also nicht die für die ordnungsgemäße Erfüllung ihrer Aufgaben notwendige Sorgfalt aufbringen.

Eine Haftung setzt jedoch grundsätzlich ein vorsätzliches oder fahrlässiges Verhalten voraus. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn sich der Verwaltungsbeirat nicht an Weisungen der Wohnungseigentümergemeinschaft hält oder bei der Überprüfung der Jahresabrechnung auf die Kontrolle der entsprechenden Belege verzichtet. Entstehen der WEG aus dieser Pflichtverletzung finanzielle Nachteile, müssen die Beiratsmitglieder diese ausgleichen.

Im Rahmen der Haftung gelten Mitglieder des Verwaltungsbeirats als Gesamtschuldner. Das bedeutet: Von jedem Mitglied kann der Ausgleich eines entstandenen Schadens verlangt werden. Allerdings ist die Haftung bei unentgeltlich tätigen Beiratsmitgliedern gemäß § 29 Abs. 3 WEG auf vorsätzliche oder grob fahrlässige Pflichtverletzungen beschränkt. Erhält das Beiratsmitglied für seine Tätigkeit eine Vergütung, gilt diese Privilegierung nicht. Jedoch kann hier durch einen Beschluss der WEG auch die Haftung des Beiratsmitglieds auf vorsätzliche oder grob fahrlässige Pflichtverletzungen beschränkt werden.